Copy
Почему мы планируем и все равно не успеваем

Как работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше

ЗДРАВСТВУЙТЕ!

Сегодня в рассылке книга о том,
как справляться с задачами
и не потратить на них все силы.


Книга «Поднимая планку». Издательство «Манн, Иванов и Фербер»
Автор — Джейсон Вумек, магистр педагогики и психологии, бизнес-тренер и автор двух книг. Сегодня расскажу о его книге Your Best Just Got Better.
  • Интересно, что на русский эту фразу дословно не перевести. Do Your Best — это «стараться изо всех сил». Получается, книга называется «Вы старались изо всех сил, но теперь можете больше».

Однажды Джейсон описал свой идеальный день, чтобы знать, к чему стремиться. Вот как выглядит его идеальное утро: «Просыпаюсь в загородном доме, просматриваю список важных дел, работаю по таймеру 80 минут. Далее утренняя пробежка 7 км. Когда возвращаюсь домой, жена уже проснулась и готовит завтрак».

Прошло несколько лет, и Вумек пережил свой идеальный день во всех деталях. Тогда он понял — пора поднимать планку.

Четыре ресурса

Все хотят достигать целей, быть умными, успешными, богатыми и выспавшимися. Что мешает? Считается, что для счастья не хватает сил, времени, денег или мотивации. Иногда всего сразу. И чаще всего — времени.

Книги о тайм-менеджменте сосредоточены на времени, но не учитывают, что в нашем распоряжении не один, а как минимум четыре ресурса:

  • время,
  • внимание,
  • инструменты,
  • энергия.

В конечном счете все упирается во время и силы. Остальные два нужны для того, чтобы грамотно расходовать первые.

Ресурс времени

Вумек вводит понятие «1% дня». В сутках 1440 минут, это 96 отрезков времени по 15 минут. Выходит, что 15 минут — это примерно 1%.

Почему именно 15 минут? Такой отрезок легко представить: для кого-то это значит помыть пол, для кого-то — отправить важное письмо или составить список задач на три дня. Более крупные дела укладываются в несколько процентов. Так проще считать и представить.

1% дня — это масса дел. Автор рассказал, как однажды благодаря пятнадцатиминутному опозданию клиентки успел выполнить 7 мелких задач:

  • подписал от руки открытку с благодарностью;
  • просмотрел свой график на следующие три недели;
  • позвонил в отель и забронировал номер для предстоящей поездки;
  • позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину;
  • прослушал сообщения автоответчика;
  • отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и на работу;
  • набросал план статьи в журнал.

В нашей культуре люди часто опаздывают именно на 15 минут. Воспользуйтесь этим временем. Вумек на этот случай взял с собой открытки, почтовые марки, ежедневник, телефон и ручку. Любому из нас, скорее всего, понадобится только смартфон. Отсюда главное правило: «Всегда будь готов!».

Главное правило: «Всегда будь готов!»

Предостережение: проверять почту, пока кто-то опаздывает, непродуктивно. В долгосрочной перспективе это никак не помогает поднимать планку и достигать целей, поскольку проверка почты мешает сосредоточиться на важном и вводит в состояние стресса.

Список дел котиков. Автор — Pusheen the cat

Ресурс внимания

Внимание — еще более ограниченный ресурс, чем время. Телефоны, планшеты и прочие гаджеты заваливают уведомлениями. Коллеги отвлекают от работы в офисе. Дома тоже не сосредоточишься: уборка, кухня, домашние, телевизор. Джейсон Фрид рассказывал в докладе, что самое продуктивное время у людей — в самолете, ночью на кухне, поздно вечером или рано утром в офисе. Это время, когда все остальные спят или не могут вас достать.

Вниманием не так уж трудно овладеть. Избавился от отвлекающих факторов — увеличил продуктивность. Для этого хватит нескольких простых приемов:

  • планшетник спрятать в сумку и не доставать, пока он не потребуется;
  • телефон перевернуть экраном вниз;
  • рабочее место обустроить так, чтобы коллегам было неудобно к нему подходить;
  • все идеи, которые надо обсудить с коллегой, записывать на листок и поделиться ими разом в конце дня;
  • цветные листочки с напоминаниями убрать с рабочего места и никогда не клеить снова. Они вызывают стресс;
  • социальные сети удалить из закладок быстрого доступа в браузере;
  • звуковые и всплывающие уведомления о новом письме или сообщении в соцсети отключить. Ничего, подождут.

Даже если выполнить три пункта из этих семи, способность фокусироваться выйдет на новый уровень. Сделать это проще, чем читать статьи о тайм-менеджменте и сидеть на семинарах.

Сделайте это прямо сейчас. Рассылка никуда не убежит. А если убежит, то догоните ее на сайте «Больших планов»

Ресурс инструментов

Инструменты тоже подводят, если не использовать весь их потенциал. Иногда после нескольких лет работы в программе пользователь узнает о новой функции и удивляется, насколько она удобная.

Мне рассказывали, как мужчина пришел покупать ноутбук, и ему предложили дополнительно пройти часовой курс за $100, чтобы освоить все возможности компьютера. Он сказал что-то вроде: «Да нет, мне он нужен только для работы с документами и интернетом». Ему ответили: «Тогда вы будете использовать ваш новый ноутбук всего на 2%». Он согласился.

Даже у самых примитивных программ есть масса удобных функций, про которые знают единицы. Присоединяйтесь к эффективному меньшинству.


«Скрепыш» помогает освоить Ворд 

Когда я работала в банке, здорово выручали самые простые функции в «Ворде»:

Автозамены

  • «ахтунг» — «Неизвестен источник средств для внесений, клиенту следует предоставить документы»;
  • «ок» — «Операции неподозрительны, дополнительное расследование не требуется»;
  • «док» — «Клиент предоставил справку по форме 2-НДФЛ с подтвержденным доходом».

Сочетания клавиш

  • Shift + F3 — поменять регистр букв;
  • CTRL + [ — уменьшить шрифт на 1 пункт;
  • CTRL + ] — увеличить шрифт на 1 пункт;
  • ALT + CTRL + минус — длинное тире;
  • CTRL + F6 — перейти к предыдущему окну.

Настройка стилей

  • Однажды задаешь шрифт и размер для заголовков и подзаголовков, подписей и всего остального, а потом применяешь к фрагментам текста. Чтобы изменить все заголовки разом, нужна лишь одна правка в стилях. Особенно актуально для больших документов.

Казалось бы, «Ворд» — программа, которая есть у всех.

Ресурс энергии

Энергия важна не меньше, чем время, инструменты или внимание. Бывает, составишь список дел, вроде бы укладываешься по времени, на Фейсбук не отвлекаешься, но сделал 5 из 10 задач и выдохся. Не хватило энергии.

В книге есть обычная байка про «сов» и «жаворонков», ее знают все. Зато не все знают, когда браться за важные дела. Чтобы с этим разобраться, проследите за собой в течение одного дня и составьте список. Получится что-то вроде этого:

Я работаю наиболее продуктивно...

  • через полчаса после пробуждения;
  • после утренней пробежки;
  • когда слушаю индийские мантры;
  • когда приму контрастный душ;
  • после общения с коллегой;
  • после заданий на «Люмосити».

Ветрогенераторы. Источник — сайт Onlyhdwallpapers.com

У энергии есть и другой аспект — темп. Как у Высоцкого: «Я на десять тыщ рванул, как на пятьсот, и спёкся». Всегда хочется разделаться с задачами поскорее, мы спешим и все равно не успеваем. Взялись за задачи, сделали несколько, работоспособность упала, голова отказывается соображать, половина дел не сделана.

Самый простой способ восстановить темп — решить, что, когда и для кого нужно сделать, а потом избавиться от лишних задач. Это могут быть просьбы коллег или обещания помочь друзьям. Выполнить их все равно не удастся, а если и удастся, то с плохим качеством. Продуктивнее сразу извиниться и объяснить ситуацию, чем мучиться мыслями о незавершенных задачах.

Продуктивнее сразу извиниться, чем мучиться мыслями о незавершенных задачах

Социальная сеть в жизни

Масштабное мышление помогает взглянуть на работу свежим взглядом и найти более продуктивные способы ее выполнить. Проще всего его развивать — расширить круг общения. Как пишет Вумек: «Важно не то, что вы знаете; важно, кого вы знаете».

Важно не то, что вы знаете; важно, кого вы знаете

Менять круг общения сложно, но это того стоит. Вумек делится приемом, как расширять свои социальные связи:

Вумек советует использовать каждую возможность для знакомства с новыми людьми и не ограничиваться стандартными вопросами, типа «Чем вы занимаетесь?» или «Откуда вы?». Спросить о сфере увлечений, недавно прочитанных книгах и посещенных семинарах будет полезнее и интереснее.

Мыслить масштабнее

Мыслить масштабнее — значит задавать себе смелые вопросы и не останавливаться на первых очевидных ответах. Тогда станет понятно, для чего нужна эта работа или модель поведения.

  • Почему я так много работаю? — Я хочу накопить достаточно денег. — Зачем? — Я хочу купить квартиру. — Зачем? — Я хочу жить отдельно от родителей. — Почему? — Я хочу стать самостоятельнее и ответственнее. — Почему? — Я хочу расширить свою зону комфорта и понять, что значит быть собственником.
  • Почему я собираюсь сменить работу? — Потому что эта мне не по душе. — Почему? — Мне не нравится характер работы и модель управления. — Почему? — Слишком много контроля, нет творчества, не приветствуют инициативу. — Почему это плохо? — Я хочу любить свою работу, честно ее выполнять, хочу, чтобы мне доверяли, хочу быть полезным и ответственным.
  • Почему я не женюсь на этой девушке? — Я не уверен, что она будет хорошей женой. — Почему? — Мы много ругаемся. — Почему? — Потому что она вечно недовольна. — Почему? — Потому что я не выполняю всего того, что она хочет. — Почему? — Потому что ради нее мне не хочется меняться. — Почему? — Потому что я ее не люблю.

Благодаря таким вопросам можно узнать о себе много нового и понять причины происходящего. Чтобы их задать, иногда нужна смелость, потому что довольно часто они ведут к неожиданным выводам. Зато проблемы сразу раскладываются по полочкам.

ЛЮда сарычева

Писатель Мегаплана

Мое мнение

Я обожаю книги с небольшими приемами, которые легко применить в жизни. «Поднимая планку» — одна из них.

У меня всегда были проблемы с вниманием: то ключ забуду вынуть из замка, то утюг не выключу. Не скажу, что после прочтения книги моему вниманию позавидовал бы и Шерлок Холмс, но я научилась фокусироваться на том, что делаю здесь и сейчас.

Приемы Вумека помогают выполнять работу более вдумчиво и не улетать мыслями далеко от текущей задачи. А это уже половина дела. 

Это моя первая рассылка в Мегаплане. Что думаете? Пишите: writer@megaplan.ru

P. S. Картинка в начале рассылки — кадр из рекламы Вольво. Источник — сайт Globally.es
 

Рекомендуйте рассылку друзьям:

bigplans.megaplan.ru

 

Еще по теме

Спасибо, что делитесь с друзьями:
P. P. S. Это шестьдесят третий выпуск рассылки Мегаплана. Пишем о личной эффективности, корпоративной культуре, облачных системах, технологиях управления, предпринимательстве, работе в офисе и вне его. Присылайте ссылки на интересные книги и статьи. Редактор: maxim@megaplan.ru